Hääkutsujen aikataulu on yksi niistä asioista, joissa pieni etunoja tekee koko suunnittelusta rauhallisempaa. Kun Save the Date, virallinen hääkutsu ja RSVP on ajoitettu oikein, vieraat ehtivät järjestää kalenterinsa, te ehditte vahvistaa vierasmäärän ja hääpäivän paperituotteet voidaan viimeistellä ilman viime hetken paniikkia.
Tässä oppaassa käydään läpi, milloin Save the Date kannattaa lähettää, milloin hääkutsut lähtevät, miten vastauspäivä valitaan ja miten kutsuaikataulu linkittyy istumajärjestykseen, menuun ja muihin hääpäivän tuotteisiin.
Lyhyt vastaus: milloin mikäkin lähetetään?
Save the Date lähetetään yleensä 6-12 kuukautta ennen häitä. Mitä enemmän vieraat matkustavat, mitä suositumpi hääpäivä on ja mitä kiireisempi lomakausi on kyseessä, sitä aikaisemmin ennakkotieto kannattaa lähettää.
Virallinen hääkutsu lähetetään tavallisesti noin 2-4 kuukautta ennen häitä. Jos häät ovat pienet ja kaikki asuvat lähellä, kaksi kuukautta voi riittää. Jos häät ovat kesällä, juhlapaikka on kauempana tai kutsussa tarvitaan paljon käytännön tietoa, kolme tai neljä kuukautta on mukavampi aikataulu.
RSVP-päivä kannattaa asettaa noin 4-6 viikkoa ennen häitä. Näin ehdit vahvistaa ruokailun, tehdä istumajärjestyksen, tarkistaa erityisruokavaliot ja viimeistellä hääpäivän painotuotteet.
Milloin Save the Date on erityisen tärkeä?
Save the Date on hyödyllisimmillään silloin, kun hääpäivään liittyy matkustamista tai kalenteririski. Kesälauantait, juhannuksen tai koulujen loma-aikojen lähellä olevat päivät, ulkopaikkakuntalaiset vieraat ja kohdehäät ovat tilanteita, joissa ennakkotieto on vieraille oikeasti palvelus.
Korttiin ei tarvita vielä vihkipaikan tarkkaa osoitetta tai ohjelmaa. Riittää, että kerrotte nimet, päivämäärän, paikkakunnan ja sen, että virallinen kutsu seuraa myöhemmin. Viimeistelen Minimalistinen Save the Date, Elegantti Save the Date ja Kuvallinen Save the Date sopivat sekä digitaalisena että tulostettuna lähetettäväksi.
Milloin virallinen hääkutsu lähetetään?
Virallinen kutsu lähetetään, kun juhlan suuret käytännöt ovat selvillä: päivämäärä, kellonaika, vihkipaikka, juhlapaikka ja ilmoittautumistapa. Jos kutsuun tulee pukukoodi, majoitusohje, kuljetus tai lahjatoive, tiedot voi sijoittaa kutsun lisäksi erilliselle lisätietosivulle tai hääsivustolle.
Hääkutsun teksti kannattaa pitää selkeänä. Jos mietit sanamuotoja, lue ensin Mitä hääkutsuun kirjoitetaan? Sen jälkeen voit valita tyyliin sopivan kutsupohjan, kuten Hääkutsu Sage Green, Hääkutsu Floral tai Hääkutsu Yksinkertainen.
Miten RSVP-päivä valitaan?
RSVP ei ole vain kohtelias vastauspyyntö. Se on suunnittelun kääntökohta. Kun tiedät osallistujat, voit vahvistaa ruokamäärän, pöytäjaon, lasten määrän, erityisruokavaliot ja ohjelman tarpeet. Liian myöhäinen RSVP-päivä tekee loppuviikoista kireitä, koska lähes kaikki hääpäivän paperituotteet nojaavat vieraslistaan.
Hyvä vastauspäivä on yleensä noin kuukausi ennen häitä. Jos pitopalvelu tarvitsee lopullisen henkilömäärän kolme viikkoa ennen juhlaa, laita RSVP vähintään viikkoa aiemmaksi. Näin ehdit vielä muistuttaa niitä, jotka eivät ole vastanneet.
Digitaalinen vai printattu kutsu?
Digitaalinen kutsu on nopea, joustava ja helppo lähettää. Printattu kutsu taas tuntuu juhlavammalta ja jää muistoksi. Monelle parille paras ratkaisu on yhdistelmä: Save the Date digitaalisena, virallinen hääkutsu printattuna tai osa kutsuista printattuna esimerkiksi vanhemmille sukulaisille.
Jos kutsut lähetetään postitse, varaa aikaa myös painatukseen, kuoriin, osoitteisiin ja postinkulkuun. Tavalliset kirjeet eivät ole sekuntipeliä, joten kutsuja ei kannata jättää aivan viime tinkaan. Viimeistelen tuotteista on saatavilla sekä muokattavia digitaalisia että printattuja versioita.
Kutsuaikataulun muistilista
12-8 kuukautta ennen: päätä, lähetetäänkö Save the Date. 6-12 kuukautta ennen: lähetä Save the Date etenkin matkustaville vieraille. 4 kuukautta ennen: viimeistele kutsuteksti ja kutsupohja. 3-2 kuukautta ennen: lähetä hääkutsut. 6-4 viikkoa ennen: sulje RSVP. 3-2 viikkoa ennen: viimeistele pöytäkartta, pöytänumerot, menut ja ohjelmat.
Kun kutsuaikataulu on kunnossa, koko muu suunnittelu saa selkärangan. Se on vähän tylsän kuuloinen asia, mutta häiden loppumetreillä juuri tällainen tylsä selkeys tuntuu suorastaan ylelliseltä.